Sonará
un poco cliché,
pero amo demasiado la carrera que actualmente estoy estudiando: Relaciones
Internacionales. Es como es mezcla perfecta entre política, economía, trata de
temas de interés global actuales, y un sin fin de temas más. Pero creo que si
hay dos
temas, bastante generales, que puedan apasionarme de mi carrera esos son el
protocolo diplomático y la seguridad nacional.
Por
el motivo previamente mencionado moví cielo, mar y tierra (y un poco de los
contactos de mis padres) para poder realizar una entrevista a la subdirectora
del área de Dirección de Drogas y Corrupción de la Cancillería, la maestra Irma
Rufina Vicenteño Cortés.
Antes
de proporcionarles la información recopilada, me gustaría hablarles de mi
experiencia al entrevistar a la señorita Vicenteño: primero que nada, moría de
los nervios; siempre que voy a hablar con una persona -sobre todo de un cargo
tan importante- que tiene demasiado sobre conocimiento sobre mis temas de
interés es demasiado tentador por lo que quieres hacer millones de preguntas (que
al mismo tiempo temes que las encuentren un tanto tontas y que quedes como
alguien parsimonioso y desinformado), pero siento que al tratar no solo con
alguien que ocupa una posición tan elevada sino que también muy delicada tenía
que ser extremadamente minuciosa´, precisa y clara con las preguntas y su
elaboración. Fue tanta la curiosidad que tuve que atropellar en ese mismo
momento y dedicarme a sólo informarme sobre qué tipo de protocolos deben de
seguirse en la cancillería fue bastante estresante pero los resultados fueron
excelentes.
Un
punto por el que morí de pena una vez tuve las respuestas de la entrevista fue
que la información que tenía sobre la señorita Vicenteño era errónea. A pesar
de que su información la conseguí de la página web de la Secretaría de Relaciones Exteriores por lo que es sencillo inferir
que pertenece al Servicio Exterior Mexicano, sin embargo ella funge su labor en
la Cancillería -que no es lo mismo-.
Y
para evitar seguir dando spoilers sobre
lo que podrán ver en esta entrevista, termino esta breve introducción y se las
dejo -tal cual recibí la información por correo electrónico- a continuación:
Bueno en principio me gustaría
aclararte que no soy diplomática. Una vez hecha esta aclaración te comento que
voy a dar respuesta a este cuestionario, pero si gustas puedo retransmitirle
este mensaje a algún colega diplomático.
1.
¿Qué normas de protocolo debe de
seguir usted en un día normal de trabajo? Y ¿qué protocolos debe de seguir como
miembro del Servicio Exterior Mexicano?
Me podrías decir si
las normas de protocolo a las que haces referencia son las que establece la
Dirección General de Protocolo de la Cancillería, si es así, te comento que
estas tienen un amplio bagaje que van desde la acreditación del Cuerpo
diplomático, pasando por las disposiciones relativas a la seguridad de las
Misiones, Permiso de Sobrevuelo y Aterrizaje de Aeronaves Civiles y Militares,
entre muchos otros. Quiero referirme solo a la Organización de Conferencias y
Eventos Sociales que es una de las actividades que por el área en la que
trabajo, es mucho más recurrente.
Para la realización de reuniones nacionales e
internacionales, debemos seguir ciertos protocolos, que van desde la
convocatoria a la reunión dirigida al titular del área internacional, en caso
de que se trate de una reunión de mayor nivel, tendrá que ser el propio
Canciller quien dirija la invitación a su homólogo, debido a que un
subsecretario o un Director General no podrían dirigirse a un Secretario de
Estado. El día de la
reunión,
la distribución
de los lugares en sala dependerá del nivel de los funcionarios. El de más alto
nivel se sienta a la mesa y los de menor rango atrás si es que no hubiera
espacios suficientes en la mesa.
Asimismo, en el presídium,
al centro siempre estará
el o los funcionarios de la Cancillería, por ser anfitriones, dependiendo del
tema de que se trate o si esa reunión es organizada por dos o más dependencias,
estas se sentarán a la derecha o izquierda de los anfitriones, seguidas por el
resto de los invitados.
No omito señalar que ninguna reunión es igual,
todas son diferentes y cada una de ellas tiene características muy
particulares, en algunas ocasiones el tenor de la reunión no es el más cálido,
ni el más cordial, porque muchas veces los funcionarios creen que los temas son
personales y no institucionales, entonces, corresponde a los funcionarios de la
Cancillería aplicar toda la diplomacia posible a fin de dirimir los conflictos,
asumiendo un papel de intermediario, de conciliador, con objeto de que las
reuniones lleguen a buen término.
En el caso de las reuniones internacionales, la
situación es un poco más delicada en virtud de que se trata de funcionarios
internacionales, ya sean de gobiernos o de organismos internacionales.
En días pasados albergamos la Octava Reunión del
National Drug System (NDS), contamos con la participación de funcionarios de
diferentes países, nuestra contraparte fue la Oficina de las Naciones Unidas
contra la Droga y el Delito. En este caso, se deben cuidar mucho más las
formas, que no solo se restringen a lo que acontece en la sala, sino a las
particularidades de cada uno de los participantes, por ejemplo, la distribución
en sala es más o menos siguiendo los protocolos que mencioné anteriormente,
pero el cuidado que hay que tener con ellos es desde que salen de sus hoteles,
hasta que llegan a la cancillería, es decir, coordinar los aspectos de
seguridad con el área de seguridad de Cancillería, por donde arribarán, quien o
quienes los estarán esperando para conducirlos hasta la sala.
El servicio de café debe ser universal, es decir
tratar de poner alimentos que puedan comer todo el mundo, y en las fichas de
acreditación identificar si hay participantes vegetarianos, diabéticos, en fin
que tengan restricciones alimentarias y que tipo de restricciones.
En esa ocasión se sirvió la comida en los comedores
de Cancillería, se debieron reservar con antelación y cuidar que en el menú se
incorporaran ensaladas, frutas y comidas que puedan ser consumidas por todo
tipo de personas.
Lamentablemente, contamos con una señora que se
accidentó al interior de la Cancillería no se dio cuenta que había un vidrio y
se estrelló horrible, tuvimos que llevarla al servicio Médico de la Secretaría,
en fin, como podrás observar son miles de detalles que hay que cuidar. Además de los
detalles logísticos e informáticos.
- ¿Qué tipo de protocolo debe de seguirse en
organismos como las Naciones Unidas, OEA, etc?
Te comento que básicamente, estos protocolos se
aplican en las sedes de esos organismos. En caso de que esos organismos vengan
al país se aplican los protocolos mexicanos, en caso de realizarse las
reuniones en la Cancillería.
- ¿Usted considera que todas las normas de
protocolo y etiqueta que debe de seguir en su vida laboral han influido en
su vida a nivel más personal?
Si influyen, pero influyen más los valores y los
principios que te inculquen en casa, Estoy plenamente convencida que si no
partimos del respeto a las personas y del dicho que dice: “no hagas a los demás
lo que no quieras que te hagan a ti”, de nada sirve que tengas una mesa de
invitados impecable o seas muy inteligente, si no respetas a los demás.
- Finalmente ¿cuál considera que es la
importancia del protocolo y etiqueta no sólo en del mundo diplomático sino
también en todo en el campo laboral en general?
Como señalaba antes, más allá del Protocolo y la
Etiqueta que se maneje en la Cancillería, considero que debemos conducirnos con
total respeto a las personas y a las instituciones, las opiniones de los demás
siempre deben ser respetadas, debemos partir de la idea de que todos somos
capaces de aportar algo y por ello somos importantes.
Si descalificamos a los demás por sus opiniones,
apariencia, por su orientación sexual, por su origen étnico o por otra razón,
no estaríamos aplicando ni el protocolo, ni la etiqueta, ni cuidando las
formas. A la Cancillería vienen personas de todo el mundo y de todos los
estados de la República por diferentes razones y a todos debemos darles un
trato digno, respetuoso y amable, pero muchas veces no es así porque muchos
funcionarios consideran que no son sus iguales o tienen prejuicios que no les
permiten aplicar las buenas formas.
A manera de ejemplo te comento el siguiente in
suceso que ocurrido hace poco por no cuidar las formas:
Por seguridad, todas las personas que entran a las
instalaciones de la Cancillería tienen que presentar una identificación y decir
a donde y con quién va. Pues bien en más de una ocasión hemos tenido
dificultades para que los funcionarios de seguridad permitan el acceso a
funcionarios, en particular a los indígenas. En una ocasión un Director General
de la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas llegó tarde
a la reunión porque debido a su apariencia física lo estaban mandando a
oficialía de partes, donde llegan todos los mensajeros a dejar correspondencia
de sus dependencias. El Director nos comentó que él estaba formado en la fila y
le dijeron “a ver Sr. Usted, el del morralito viene a dejar correspondencia,
pase por aquel lado”.
Querida Mariana, no te imaginas la vergüenza que
sentimos, ofrecimos miles de disculpas, interpusimos nuestra más enérgica queja
al área de seguridad, proponiéndoles que podríamos tramitar ante el Consejo
Nacional para Prevenir la Discriminación una capacitación a los funcionarios de
seguridad para sensibilizarlos.
Mariana, espero haber dado respuesta
a tus preguntas, en caso de que no haya sido así por favor no dudes en requerir
mayor información. Asimismo, en caso de que quieras que retrasmita este mensaje
a algún colega del Servicio Exterior Mexicano, no dudes en decirme.
Un abrazo. Irma
Es
impresionante la información que se puede obtener en simple sencillas preguntas
¿cierto? Tuve la oportunidad de conversar con la Maestra Vicenteño por teléfono
unas ocasiones y me encantaría alabar tanto su sencillez como su paciencia,
amabilidad y tolerancia a mi negligencia sobre su cargo.
Considero
vital mencionar la importancia de su papel, el de la Dirección de Drogas y
Corrupción y sus colegas, junto con el resto de las cancillerías en cuanto a la
seguridad nacional (e internacional) de México.
Y
parte del propósito de esta entrevista era para, nuevamente, demostrar que las
normas de protocolo y etiqueta deben de ser aplicados no sólo en el ámbito
diplomático, sino en todas las labores que desarrollemos como individuos. Desde
como redactar un correo electrónico o invitación hasta cual es la manera
correcta de dirigirse a alguien.
